事前申請とは、未来日に発生する経費を事前に申請することで、費用を使用する承諾を得る機能です。
承諾を得た申請書の情報を、実際に使用した費用の申請に反映して、金額などの各種情報の差異を比較できます。
本ページでは経費申請の事前申請の方法をご案内します。
・会社から申請者へ事前に現金の受け渡しをする機能ではありません。
・管理者側で事前申請の利用を許可している場合のみ使用できます。
事前申請を利用する設定方法はこちら
基本の申請方法
1．従業員画面＞経費精算にて［経費申請］をクリックします。
2．［事前申請］を選択して［申請］をクリックします。
3．申請書の各項目を登録します。
「必須」または「*」の表記のある項目は登録が必要です。
※［＋追加］は、明細を追加する場合にクリックして申請内容を入力してください。
明細の追加は最大で100件までです。
※添付ファイルは最大10MBを10個までアップロードができます。
※アップロードできるファイルの拡張子：jpeg/jpg/pdf/png/csv/xlsx/xls
承認ルートはワークフローで設定されている内容がデフォルトで表示されます。
申請・承認の詳細設定で「承認ルートの編集」が利用可に設定されている場合は申請者にて承認ルートを編集できます。
設定の詳細はこちら
※1：
1ステップにつき承認権限（マスタアカウント/システム管理者権限/経費管理者権限/経理担当者権限/経理承認者権限）のいずれかの権限を持つ従業員を20名まで追加できます。
※2：
承認ルートは10段階まで追加できます。
4．［申請］をクリックします。
項目の詳細
ヘッダー
| 項目 | 詳細 |
|---|---|
| 事前申請No. | 申請した際に採番される番号です。 申請後に発番されるため、新規申請時は空白です。 |
| 申請日 |
該当の申請書を入力した日付が表示されます。 |
| 企業ID |
企業IDが表示されます。 |
| 企業名 |
会社名が表示されます。 |
| 社員番号 |
申請者の社員番号が表示されます。 |
| 申請者 |
申請者名が表示されます。 |
| 所属グループ | 申請者に紐づく申請日時点の所属グループが表示されます。 |
| 計上部門 |
プルダウン 費用を案分する 費用を按分して申請する方法はこちら |
| プロジェクト |
費用を使用するプロジェクトを選択します。 |
| 取引先 |
システム管理者側で登録済みの取引先を選択します。 |
| 即日払い | 経費精算を即日払いで希望して申請する場合に使用します。 |
| 備考 | 文字数の上限は1000文字です。 |
| 合計 | No.1~のすべての明細の金額項目の合計が自動計算され表示されます。 |
明細
| 項目 | 詳細 |
|---|---|
| 利用日 | 費用を使用する日を入力します。 |
| 単価 |
単価を半角数字で9桁まで入力できます。 |
| 数量 | 数量を半角数字で3桁まで入力できます。 |
| 換算前額 | 単価✕数量の値が自動表示されます。 申請者が「単価」「数量」を変更すると、都度再計算され、申請画面に即時反映されます。 ※金額が変更された場合でも影響されません。 |
| 金額 | 直接入力で9桁まで入力できます。もしくは、単価✕数量で自動で表示されます。 ※税込み金額を入力します。 ※最後に操作した情報をもとに値が反映されます。 ※「レート」の項目がある場合は、「レート✕単価✕数量」の値が自動表示されます。 例）1ドル100円、単価5ドルの場合 ドル✕5ドル✕10個＝5,000円 |
| 内訳 |
購入するものやサービスなど、該当の内訳のマスタを選択します。 |
| 税率 | 選択した内訳に紐づく税率が表示されます。 |
| レート |
通貨のマスタを選択します。 |
| 支払方法 |
支払方法を選択します。 |
| 計上部門 |
プルダウンで選択、または申請者に紐づく所属グループに登録されている計上部門がデフォルトで表示されます。 |
| プロジェクト |
費用を使用するプロジェクトを選択します。 |
| 取引先 |
システム管理者側で登録済みの取引先を選択します。 |
| 入力区分 |
明細の項目に反映するデータによって、「クレカ/OCR/電/インボイス」のアイコンで表示されます。 入力区分の各種アイコンの確認はこちら |
| 備考 | 200文字以内で入力します。 |
| 添付 |
領収書などのファイルを添付できます。タイムスタンプの付与された添付資料は事前にファイルの登録が必要です。 タイムスタンプ機能を使用した申請方法はこちら |
| コピー | 入力した明細の情報を複製できます。 |
| 削除 | 明細の削除ができます。 明細を追加/コピーした際に表示されます。 |
| ＋追加 | 明細を追加する場合はクリックし、最大100件まで追加できます。 |
申請した申請書の確認方法
申請した申請書を確認する場合は、経費のトップ画面にある「申請データ一覧」にて、すべての申請を確認できます。
申請一覧の詳細を確認する方法はこちら
事前申請承認後に精算申請をする
事前申請が承認された後に実際に使用した費用の清算申請に反映できます。
精算申請に反映する方法はこちら