事前申請とは、未来日に発生する交通費を事前に申請することで、費用を使用する承諾を得る機能です。
承諾を得た申請書の情報を、実際に使用した費用の申請に反映して、金額などの各種情報の差異を比較できます。
本ページでは交通費申請の事前申請の方法をご案内します。
基本の申請方法
1．従業員トップ画面の［交通費申請］をクリックします。
2．［事前申請］を選択して［申請］をクリックします。
3．申請内容を登録します。
ヘッダー
承認ルートはワークフローで設定されている内容がデフォルトで表示されます。
申請・承認の詳細設定で「承認ルートの編集」が利用可に設定されている場合は、申請者より承認ルートの編集ができます。
設定の詳細はこちら
※1：
1ステップにつき承認権限（マスタアカウント・システム管理者権限・経費管理者権限・経理担当者権限・経理承認者権限のいずれかの権限）を付与された従業員を20名まで追加できます。
※2：
承認ルートは10段階まで追加できます。
明細
4．［申請］をクリックします。
項目の詳細
ヘッダーと明細の各項目の詳細をご案内します。
ヘッダー
| 項目 | 詳細 |
|---|---|
| 事前申請No. | 同名申請フォームのうち、承認済みの事前申請の内容を清算申請に反映する際に選択します。 |
| 申請日 | 該当の申請書を入力した日付が表示されます。 |
| 企業ID |
企業IDが表示されます。 |
| 企業名 |
企業情報に登録されている「会社名」が反映されます。 |
| 社員番号 |
申請者の社員番号が表示されます。 |
| 申請者 |
申請者名が表示されます。 |
| 所属グループ | 申請者に紐づく申請日時点の所属グループが表示されます。 |
| 計上部門 |
プルダウン 費用を案分する 費用を按分して申請する方法はこちら |
| プロジェクト |
費用を使用するプロジェクトを選択します。 |
| 即日払い | 経費精算を即日払いで希望して申請する場合に使用します。 |
| 備考 | 文字数の上限は1000文字です。 |
| 合計 | No.1～のすべての明細の金額項目の合計が自動計算され表示されます。 |
明細
| 項目 | 詳細 |
|---|---|
| 利用日 | 費用を使用する日を入力します。 |
| 金額 |
直接入力、もしくは、乗車・降車場所を選択すると自動で反映されます。 |
| 往復 | 「片道/往復」のいずれかを選択します。 |
| 換算前額 | 「金額」 ✕ 「往復」の値が自動表示されます。 申請者が「金額」「往復」を変更すると、都度再計算され、申請画面に即時反映されます。 ※小計が変更された場合でも影響されません。 |
| 小計 | 直接入力で9桁まで入力できます。もしくは、「金額」 ✕ 「往復」の値が自動反映されます。 ※最後に操作した情報をもとに値が反映されます。 ※「レート」を用いる場合は、「レート」 ✕ 「金額」 ✕ 「往復」の値が自動表示されます。 例）1ドル100円、片道5ドルの場合 ドル ✕ 5ドル ✕ 片道（ ✕ 1） ＝ 500円 |
| 時刻 | 乗車・降車時刻を半角数字で入力します。 |
| 交通機関 |
使用する交通機関を選択します。 |
| 税率 | 交通機関に設定されている税率が表示されます。 |
| レート |
半角数字と小数点で9桁以内で表示されます。 |
| 目的地 | 40文字以内で入力します。 |
| 乗車場所 | 40文字以内で入力します。 |
| 降車場所 | 40文字以内で入力します。 |
|
経路検索 |
経路検索ができます。 経路検索の方法はこちら |
| 経路 | 経路検索で経路を選択すると、自動で表示されます。 |
| 距離 | 経路検索で経路を選択すると、自動で表示されます。 |
| 運賃区分 | 経路検索で経路が選択された時点で、自動的に表示されます。 |
| 取引先 |
取引先を選択します。 |
| 入力区分 |
条件によって表示されるアイコンが異なります。 入力区分の各種アイコンの確認はこちら |
| 支払方法 |
支払方法を選択します。 |
| 計上部門 |
費用の負担先を選択、または申請者に紐づく所属グループに登録されている計上部門がデフォルトで表示されます。 |
| プロジェクト |
費用を使用するプロジェクトを選択します。 |
| 備考 | 200文字以内で入力します。 |
| 添付 |
領収書などのファイルを添付できます。タイムスタンプの付与された添付資料は事前にファイルの登録が必要です。 タイムスタンプ機能を使用した申請の詳細はこちら |
| コピー | 入力した明細の情報を複製できます。 |
| 削除 | 明細の削除ができます。 明細を追加/コピーした際に表示されます。 |
| ＋追加 | 明細を追加する場合はクリックし、最大100件まで追加できます。 |
経路検索の操作方法
経路検索にて公共交通機関で使用する経路と運賃を検索して明細に反映できます。
1．［経路検索］をクリックします。
経路検索をする前に「利用日」を入力してください。
2．経路検索の項目の詳細を入力します。
| No. | 項目 | 詳細 |
|---|---|---|
| ① | 駅名1 | 公共交通機関の出発点を入力します。 |
| ② | 駅名2 | 公共交通機関の終着点を入力します。 |
| ③ | ＋追加 | 経路の経由地点を追加する場合はクリックして、最大4つまで追加できます。 |
| ④ | 交通手段 | 電車の在来線以外を利用している場合はチェックを入れてください。 |
| ⑤ | 特急料金 | 「グリーン車/指定席/自由席」のいずれかを選択して検索します。 |
| ⑥ | 運賃区分 | 運賃の異なる「IC/切符」のいずれかを選択します。 |
| ⑦ | 表示順 | 検索結果の優先順位を設定します。 |
| ⑧ | リセット | 入力した検索条件を初期値に戻します。 |
| ⑨ | 検索 | ①～⑧の入力条件をもとに20件の検索結果を表示します。 |
3．検索結果を選択し、［確定］をクリックします。
確定した結果が明細に反映されます。
申請した申請書の確認方法
申請した申請書を確認する場合は、経費のトップ画面にある「申請データ一覧」にて、すべての申請を確認できます。
申請一覧の詳細を確認する方法はこちら
事前申請承認後に精算申請をする
事前申請が承認された後に実際に使用した費用の清算申請に反映できます。
精算申請に反映する方法はこちら