インポートした書類に対し、付随情報や管理項目を登録する方法についてご案内します。
電子帳簿保存オプションの操作の流れ
電子帳簿保存オプションではジンジャー経費側で管理する領収書・請求書以外の書類データをインポートし、システム上で管理項目を紐づけ保管することを基本操作としております。
本ページでは、STEP2「インポートした書類に付随する情報を登録する」・STEP3「アラートやフォルダなどで書類を管理する」方法をご案内します。
操作可能な権限
・マスタアカウント（契約初期に発行されたアカウント）
・サイン管理者権限
・法務管理者権限
・書類管理を使用できる権限
権限の詳細はこちら
STEP2の操作方法
1．[書類管理]をクリックします。
2．STEP1でインポートした書類を検索します。
［▼］をクリックすると、検索欄が表示され、以下の条件で書類を検索できます。
検索を実行すると、指定した条件に一致するファイルのみが一覧画面に表示されます。
ポン
書類管理画面では、電子帳簿保存法の要件に基づき、以下の検索に対応しています。
検索条件の組み合わせ
■ 「フォルダ」「作成者」「作成日」を使用する場合
条件の「いずれか」に一致するデータをすべて表示します（OR条件）
例：「作成者A」と「注文書」で検索 → Aさんの書類すべてと、他の人の注文書も表示されます。
■ 上記以外の項目を使用する場合
条件を「すべて」満たすデータのみを表示します（AND条件）
例：「取引先B」と「納品書」で検索 → B社の納品書だけが表示されます。
範囲指定検索
「取引年月日」および「取引金額」については、開始と終了を指定する範囲検索ができます。
（例：2024/1/1 ～ 2024/1/31、1000円 ～ 5000円）
未入力項目の扱い
検索条件が未入力（空欄）の項目は、条件指定なしとして扱われます。
（※）以下の検索項目は、ジンジャー経費とは別に追加でサービス/オプションを契約している場合に表示する項目も含まれます。
| 項目 | 詳細 | 契約（※） |
|---|---|---|
| 書類名 | 書類作成時に設定した書類名で書類を検索できます。 検索欄にキーワードを入力すると、候補の書類名が表示されます。 |
- |
| 書類ID | 書類IDで絞って書類を検索できます。 検索欄にキーワードを入力すると、候補の書類IDが表示されます。 |
- |
| 作成者 | 書類の作成者で検索できます。 検索欄にキーワードを入力すると、候補の作成者が表示されます。 |
- |
| 取引先 | 書類作成時に設定した取引先で絞って書類を検索できます。 検索欄にキーワードを入力すると、候補の取引先が表示されます。 |
- |
| メールアドレス | 書類の送信先であるメールアドレスから書類を検索できます。 | - |
| テンプレート | 書類作成時に使用したテンプレートから書類を検索できます。 | サイン |
| フォルダ | フォルダ名で検索ができます。 | フォルダ公開 |
| 作成日 | 書類の作成日を検索ができます。 | - |
| 一括送信タイトル | 一括送信用テンプレート作成時に設定したタイトルで検索ができます。 | サイン |
| 作成方法 | インポートを選択ください。 | - |
| 署名方法 | 署名方法で検索ができます。 | サイン |
| アラート | アラート名とアラート設定状況から検索ができます。 | アラート機能 |
| カスタマイズ検索 |
書類に付与した管理項目の内容で検索ができます。 なお、以下の項目はデフォルトで用意されているため、登録をしなくても操作ができます。 |
- |
3．検索結果に表示された一覧から［︙］をクリックします。
アクションにカーソルをあわせると、以下の操作ができます。
| 項目 | 詳細 |
|---|---|
| 詳細 | 書類の詳細画面に移動します。 各書類の詳細画面についてはこちら |
| 書類を移動 | 書類を別フォルダに移動できます。 ※フォルダ公開設定のオプションをご契約、および、フォルダを設定していない場合、フォルダに対して付与されている権限によっては表示されません。 |
| 書類ダウンロード | インポート後の書類を確認・ダウンロードできます。 |
| リンクの取得 | 書類のリンクをコピーできます。 |
STEP3の操作方法
書類の編集画面にて、書類情報に紐づく管理項目の追加/削除/編集ができます。
※管理項目はあらかじめ作成しておく必要があります。作成方法についてはこちら
1．編集画面＞［管理項目を追加/削除］をクリックします。
2．［選択可能な管理項目］にて、以下の操作をします。
管理項目を追加したい場合：［＋］をクリックし、必須か任意かを選択したら［保存］をクリックします。
管理項目を削除をしたい場合：［選択済みの管理項目］にて［－］をクリックし、[保存]をクリックします。
そのほかの機能
フォルダ分けをして書類を管理する
フォルダを作成し、インポートした書類の整理ができます。
また、フォルダごとに閲覧できる対象者を制限できます。
フォルダの機能詳細・作成方法はこちら
管理する書類に対しアラートを設定する
インポートした書類に対してアラートを設定することでメールでアラート通知ができます。
更新漏れなどを防ぐ目的で使用できます。
アラート機能の設定方法はこちら