アラート機能を利用する

ジンジャー経費（電子帳簿保存）で管理する書類に対しアラートを設定する方法についてご案内します。

ジンジャー経費のオプション「電子帳簿保存」「アラート機能」をご契約のお客さまのみ使用できます

目次

アラート機能でできること
操作可能な権限
アラートの設定方法
通知について
検索方法

アラート機能でできること

インポートした書類に対してメールでアラート通知ができます。
更新漏れなどを防ぐ目的で使用できます。

操作可能な権限

以下のいずれかが付与された従業員のみ操作できます。

・マスタアカウント（初期に発行されたアカウント）
・サイン管理者権限
・法務管理者権限
・書類管理を操作できる権限

権限の付与方法についてはこちら

アラートの設定方法

1．［書類管理］をクリックします。

2．対象書類の［︙］＞［詳細］をクリックします。

3．［編集］＞［＋アラートを追加］をクリックします。

 

4．アラート設定にて項目を入力し、［登録］をクリックします。

「*」必須項目

項目名	詳細
* アラート名	アラートに対して名称を設定できます。 例）契約更新通知、契約期限切れ通知　など 設定したアラート名は、通知メールに記載され、管理者画面＞書類管理＞詳細検索にて検索できます。
*通知日	1．日付から直接指定 カレンダーにて、アラート通知を日付を指定できます。 2．管理項目の日付から指定 書類に日付（yyyy/mm/dd）の管理項目が設定されている場合、それを使用して通知日を指定できます。 ※選択できる管理項目は、入力形式が「yyyy/mm/dd」のものに限ります。 紐づけたい管理項目を選択し、該当の管理項目に入力される日付の何日前にアラート通知をしたいかを選択します。 ※未入力の場合は管理項目に指定された当日にアラートが設定されます。
繰り返し	間隔を指定して、定期的にアラートを繰り返すよう設定できます。 繰り返しの単位：「週/月/年」 また、繰り返しに対して終了日を設定すると、指定した日付で該当のアラート通知は終了します。
*通知先	通知先の設定は、書類作成者と従業員管理に登録されている従業員に設定できます。 ※1つのアラートに対して最大30名まで登録できます。
メッセージ	通知先の従業員に対して、メッセージを設定できます。 ※記入したメッセージはアラート通知メールの本文、および書類の詳細画面に表示されます。

ポン

書類に対して、アラートは最大5つまで追加できます。

通知について

アラート機能は、通知先に登録されている従業員にメール通知が送信されます。
通知される時間帯は、設定されている通知日の9:00~10:00頃です。

例）通知メール

件名：「【jinjerサイン】〇件のアラート通知が届いています。」

項目名	詳細
書類名	契約書類の書類名を表示します。
アラート名称	アラート設定時に指定した名称を表示します。
書類URL	契約書類の詳細画面のリンクを記載します。
メッセージ	メッセージを設定すると、メールの本文および書類の詳細画面に表示されます。

ポン

同日に複数のアラートが生じる場合でも送信されるメールは1通で、複数の通知内容が記載されます。
同日にアラートが200件を超えた場合に限り、2通に分かれて通知されます。

検索方法

管理者画面＞書類管理＞詳細検索にて、アラート機能の内容で書類を抽出できます。

項目名	詳細
アラート名	アラート設定時に指定した名称で検索できます。
アラート設定状況	書類をアラート設定済み/未設定で一覧化できます。