書類管理にて操作できることをご案内します。
書類管理とは？
書類管理にてジンジャー経費（電子帳簿保存）でインポートした書類を一元管理できる機能です。
ジンジャー経費のファイル一覧で管理をしている領収書・請求書データは管理の対象外となります。
操作可能な権限
- マスタアカウント
- サイン管理者権限
- 法務管理者権限
- 書類管理を使用できる権限
書類管理にて対応可能なこと
書類を検索する
▼ボタンをクリックすると、検索欄が表示されます。以下条件で書類を検索できます。
| 検索項目名 | 詳細 |
|---|---|
| 書類名 |
書類作成時に設定した書類名で書類を検索できます。 |
| 書類ID | 書類IDで絞って書類を検索できます。 検索欄にキーワードを入力すると、候補の書類IDが表示されます。 |
| 作成者 | 書類の作成者で検索できます。検索欄にキーワードを入力すると、候補の作成者が表示されます。 |
| 取引先 | 書類作成時に設定した取引先で絞って書類を検索できます。 検索欄にキーワードを入力すると、候補の取引先が表示されます。 |
| メールアドレス | 書類の送信先であるメールアドレスから書類を検索できます。 |
| テンプレート | 書類作成時に使用したテンプレートから書類を検索できます。 ※ジンジャーサインご契約の企業様のみ影響いたします。 |
| フォルダ | フォルダ名で検索ができます。 ※フォルダ公開設定のオプションご契約の企業様のみ影響します。 |
| 作成日 | 書類の作成日より検索ができます。 |
| 一括送信タイトル | 一括送信用テンプレート作成時に設定したタイトルで検索ができます。 ※ジンジャーサインご契約の企業様のみ影響します。 |
| 作成方法 | インポートを選択ください。 |
| 署名方法 | 署名方法で検索ができます。 ※ジンジャーサインご契約の企業様のみ影響いたします。 |
| アラート | アラート名とアラート設定状況から検索ができます。 ※アラート機能のオプションをご契約の企業様のみ影響します。 |
| カスタマイズ検索 | 書類に付与した管理項目の内容で検索することができます。 |
管理項目を設定して書類は［カスタマイズ検索］にて管理項目で書類を検索できます。
【注意点】
・複数の条件で書類を検索する場合、
フォルダ、作成者、作成日の項目を使用するとOR検索（AまたはB）で抽出されます。
・AND検索（AかつB）で検索したい場合には、
フォルダ、作成日、作成者以外の項目（管理項目も含む）を複数指定してください。
例1）作成者Aの書類名「注文書」を検索した場合
→作成者Aの作成したすべての書類+書類名「注文書」のすべての書類を表示
例2）取引先B社の書類名「納品書」を検索した場合
→取引先B社の作成した書類かつ書類名「納品書」 を表示
書類の内容を確認する
アクションボタンにカーソルをあわせると、以下の操作をおこなうことができます。
| 項目名 | 詳細 |
|---|---|
| 詳細 | 書類の詳細画面に遷移します。 |
| 書類を移動 |
書類を別フォルダに移動させることができます。 ※フォルダを設定していない場合、フォルダに対して付与されている権限によっては表示されません。 |
| 書類ダウンロード |
インポート後の書類を確認・ダウンロードすることができます。 |
| リンクの取得 | 書類のリンクをコピーすることができます。 |
各書類の詳細画面についてはこちら
管理項目を追加/削除する
書類の編集画面にて、管理項目の追加、削除、編集ができます。
※管理項目は、予め作成しておく必要があります。作成方法についてはこちら
1. 編集画面>管理項目を追加削除をクリックします。
2.［選択可能な管理項目］より、追加したい管理項目の［+］をクリックし、必須か任意かを選択したら［保存］をクリックします。
※削除をしたい場合は、［選択済みの管理項目］にて［-］をクリックします。
3. 緑のポップアップが出現したら、管理項目の追加/削除は終了です。
フォルダ分けをして書類を管理する
フォルダを作成し、ジンジャー経費（電子帳簿保存）上で締結された書類を整理することができます。
また、フォルダに閲覧権限を設けることで、内部統制を強化することもできます。
フォルダの機能詳細・作成方法はこちら