書類管理で操作できることについてご案内します。
ジンジャー経費のオプション「電子帳簿保存」をご契約のお客さまのみ使用できます
書類管理とは？
書類管理にてジンジャー経費（電子帳簿保存）でインポートした書類を一元管理できる機能です。
注意
ジンジャー経費のファイル一覧で管理をしている領収書・請求書データは管理の対象外です。
操作可能な権限
以下のいずれかが付与された従業員のみ操作できます。
・マスタアカウント（契約初期に発行されたアカウント）
・サイン管理者権限
・法務管理者権限
・書類管理を使用できる権限
権限の詳細はこちら
書類管理にて対応可能なこと
書類を検索する
［▼］をクリックすると、検索欄が表示され、以下の条件で書類を検索できます。
| 検索項目名 | 詳細 |
|---|---|
| 書類名 |
書類作成時に設定した書類名で書類を検索できます。 |
| 書類ID | 書類IDで絞って書類を検索できます。 検索欄にキーワードを入力すると、候補の書類IDが表示されます。 |
| 作成者 |
書類の作成者で検索できます。 |
| 取引先 | 書類作成時に設定した取引先で絞って書類を検索できます。 検索欄にキーワードを入力すると、候補の取引先が表示されます。 |
| メールアドレス | 書類の送信先であるメールアドレスから書類を検索できます。 |
| テンプレート | 書類作成時に使用したテンプレートから書類を検索できます。 ※ジンジャーサインご契約のお客さまのみ影響します。 |
| フォルダ | フォルダ名で検索ができます。 ※フォルダ公開設定のオプションご契約のお客さまのみ影響します。 |
| 作成日 | 書類の作成日を検索ができます。 |
| 一括送信タイトル | 一括送信用テンプレート作成時に設定したタイトルで検索ができます。 ※ジンジャーサインご契約のお客さまのみ影響します。 |
| 作成方法 | インポートを選択ください。 |
| 署名方法 | 署名方法で検索ができます。 ※ジンジャーサインご契約のお客さまのみ影響します。 |
| アラート | アラート名とアラート設定状況から検索ができます。 ※アラート機能のオプションをご契約のお客さまのみ影響します。 |
| カスタマイズ検索 | 書類に付与した管理項目の内容で検索ができます。 |
注意
・複数の条件で書類を検索する場合、フォルダ、作成者、作成日の項目を使用するとOR検索（AまたはB）で抽出されます。・AND検索（AかつB）で検索したい場合には、フォルダ、作成日、作成者以外の項目（管理項目も含む）を複数指定してください。
例1）作成者Aの書類名「注文書」を検索した場合
→作成者Aの作成したすべての書類+書類名「注文書」のすべての書類を表示
例2）取引先B社の書類名「納品書」を検索した場合
→取引先B社の作成した書類かつ書類名「納品書」を表示
書類の内容を確認する
アクションにカーソルをあわせると、以下の操作ができます。
| 項目名 | 詳細 |
|---|---|
| 詳細 | 書類の詳細画面に移動します。 |
| 書類を移動 |
書類を別フォルダに移動ができます。 |
| 書類ダウンロード |
インポート後の書類を確認・ダウンロードができます。 |
| リンクの取得 | 書類のリンクをコピーできます。 |
各書類の詳細画面についてはこちら
管理項目を追加/削除する
書類の編集画面にて、管理項目の追加、削除、編集ができます。
※管理項目は、あらかじめ作成しておく必要があります。作成方法についてはこちら
1．編集画面＞［管理項目を追加削除］をクリックします。
2．［選択可能な管理項目］にて、追加したい管理項目の［+］をクリックし、必須か任意かを選択したら［保存］をクリックします。
※削除をしたい場合は、［選択済みの管理項目］にて［-］をクリックします。
3．緑のメッセージが表示されたら完了です。
フォルダ分けをして書類を管理する
フォルダ公開設定のオプションをご契約のお客さまのみ使用できます
フォルダを作成し、インポートした書類の整理ができます。
また、フォルダごとに閲覧できる対象者を制限できます。
フォルダの機能詳細・作成方法はこちら