ジンジャー経費として対応する範囲に基づき電子帳簿保存法の対応をご案内します。
電子帳簿保存法の詳細の要件は以下からご確認ください。
電子帳簿保存法関係｜国税庁
電子帳簿保存法とは
電子帳簿保存法とは、経理部門が扱う会計帳簿、領収書、請求書などを、紙ではなく電子的に保存するための法律です。
電子帳簿保存の対応書類
ジンジャーでの対応範囲
ジンジャー経費は、電子帳簿保存法の「スキャナ保存」と「電子取引保存」に対応しています。
それぞれの保存方法に応じた機能を利用することで、法的要件を満たした運用ができます。
なお、システム構成は以下のとおりです。
ジンジャーが満たす電子帳簿保存の要件
真実性の確保
ジンジャー経費では、スキャナ保存・電子取引保存のいずれにおいても、タイムスタンプの付与、または訂正・削除履歴の出力ができます。
| 法的解釈 | ジンジャーでの対応 | |
|---|---|---|
訂正・削除履歴 |
完全性と同様データの訂正や削除、追加などの事実が確認できる必要があります。 | 編集・削除したデータは履歴をもたせ確認できます。（こちら） |
総合関連性 |
ほかの国税関係帳簿書類と相互に関連する項目を持ち、互いに確認できる必要があります。 | ファイル情報に対し、申請書No.などの共通を項目をもたせ確認できます。 |
関係書類など |
データの作成にあたり社内で決められた適切な規程に基づいて入力・保存ができている必要があります。 |
ジンジャー経費の操作方法を本ヘルプサイトで情報を開示しています。 事務処理規定などは各社でご対応ください。 |
1. タイムスタンプの仕様
ジンジャー経費では、総務大臣認定の「認定時刻認証業務」をおこなうアマノセキュアジャパン株式会社が提供する「認定タイムスタンプ」を採用しています。
電子データがある時刻に確実に存在していたこと、およびその時刻以降に改ざんされていないことを、第三者機関を通じて証明できます。
※システム内に記録されるファイル登録・削除等の時刻についても、第三者機関（NTPサーバー）と同期した客観的に正確な時刻情報を使用しています。
2. タイムスタンプの付与と検証
■付与
以下の場合にタイムスタンプは自動または任意で付与されます。
・スマホアプリの「領収書・請求書読み取り」機能を利用し画像データを読み取った場合
・パソコンの「ファイル一覧>新規作成」を利用し、画像データをアップロードした場合
・パソコンの「ファイル一覧＞一括アップロード」を利用し、画像データをアップロードした場合（※1）
・スマホアプリの「領収証・請求書一括アップロード」機能を利用し画像データを読み取った場合（※1）
・パソコンの「インポート（電子帳簿保存）」機能を利用し、PDFをアップロードした場合（※2）
※1 「一括アップロード」のオプション機能をご契約する必要があります。
※2 「電子帳簿保存法」のオプション機能をご契約する必要があります。
■検証
保存されたデータに対し、「ファイル一覧」にて一括で検証する機能を提供しています。
税務調査などで証明を求められた際にも速やかに対応できます。
可視性の確保
ジンジャー経費では、税務調査などで求められる「取引年月日」「金額」「取引先」での検索はもちろん、範囲指定検索やAND検索にも対応しています。
| 法的解釈 | ジンジャーでの対応 | |
|---|---|---|
見読可能性 |
ディスプレイの画面や書面として、整然とした形式・明瞭な状態で速やかに出力できる必要があります。 | ご利用になる機器や環境によっては文字が読み取れないとなる場合があります。 法令対応のため、必ず推奨環境をご確認ください。（こちら） |
検索機能 |
日付や金額、取引先などの記録を速やかに検索できる必要があります。 | ファイル一覧画面にて日付や金額、取引先などの記録を検索できます。（こちら） |
保存期間
ジンジャー経費では登録された電子取引データおよびスキャナ保存データは法定期間（7年または〜最長10年間）に関係なくシステム上に保存され続けます。
また、従業員が申請で利用した電子取引データおよびスキャナ保存データは削除できない仕様になっています。
※万が一、画面上からデータの削除操作をした場合、通常画面での閲覧はできなくなります。
削除後のデータについては、ファイル履歴機能から削除前の情報をご確認ください。
スキャナー保存固有の要件
スキャナー保存の場合は、上記の真実性・可視性の要件に加え、以下の要件を満たす必要があります。
1. 入力期間の設定
ジンジャー経費では、領収書や請求書をスキャン・アップロードした時点でタイムスタンプが付与されます。
電子帳簿保存法では、書類の受領からデータ化までの期限が定められています。
貴社の社内規定で定めた運用方式に合わせて、以下の入力方式を設定ください。
入力方式 |
入力期間 |
|---|---|
| 業務処理サイクル方式 | 最長2カ月とおおむね7日以内 |
| 特に速やかに | 受領後、おおむね7営業日以内 |
2. 読み取り画質の確保
ジンジャー経費では、スマホでの読み取り/PCでのアップロードの画質に関し、以下関連リンクにて推奨環境を定めております。
電子帳簿保存法の要件に対応するよう、推奨環境下にて必ず操作を実施ください。
原本破棄のタイミング（推奨）
スキャナー保存要件を満たしてデータ保存が完了した書類は、電子データと原本の内容が同一であることを確認した後であれば、即時に破棄ができます。
ただし、以下の場合は原本を破棄せず、法定保存期間満了まで紙のまま保存する必要があります。
- 入力期間を過ぎてからスキャン/撮影した場合
- プリンターの最大出力サイズより大きい書類（A3図面など）を読み取った場合
- 読み取った画像の画質が荒く、文字などが読み取れない場合
上記原本破棄に関わるルールは会社ごとの社内の取り決めに基づき対応してください。