ジンジャー経費をご契約中の企業様のみ使用できます
設定によって画面に表示される申請項目などが異なる場合があります。従業員は海外出張でかかった費用を申請することができます。
従業員から海外出張申請を行う方法をご案内します。
事前申請を行う場合はこちらです。
スマートフォンアプリ上で申請を行うことも可能です。(アプリで海外出張申請を行う)
1.トップページから[海外出張申請]をクリックします。
注意
海外出張申請を利用する場合は、
ワークフロー>申請フォーム>海外出張申請[アクション]>申請書タブ>
利用可否を[利用可]に設定してください。
2.下記申請書内容を入力します。
ヘッダー
項目 | フォーム設定 | 内容 |
---|---|---|
申請書No. | ― | 申請した際に採番される番号です。 申請後に発番されるため、 新規申請時には空白状態になっています。 ※仕訳画面から編集する場合は、 発番された申請書No.が表示されます。 |
申請日 | ― | 該当の申請書を入力した日付が表示されます。 |
申請者名 | ― | 申請を行う従業員名が表示されます。 |
所属グループ | 表示/非表示 | 該当の従業員に紐づいている申請日時点の 所属グループが表示されます。 (所属グループを作成する) (従業員に所属グループを紐づける) |
計上部門 | 表示/非表示 ※非表示の場合 明細の項目が必須 |
紐づいている所属グループに登録されている 計上部門がデフォルトで表示されます。 設定されている計上部門がプルダウンで選択できます。 |
精算方法 | 任意/必須/非表示 | 申請承認の詳細設定[清算方法の初期値]で 選択している項目が初期値で表示されます。 |
出張期間 | 任意/必須/非表示 | yyyy/mm/dd形式で表示されます。 出張期間を選択してください。 |
出張区分 | 任意/必須/非表示 | 出張区分で登録したマスタから選択してください。 |
出張先 | 任意/必須/非表示 | 50文字以内で出張先を入力してください。 |
出張エリア | 任意/必須/非表示 | 出張エリアで登録したマスタから選択してください。 |
手当1~5 | 任意/必須/非表示 | 手当で登録したマスタから選択してください。 |
合計 | ― | No.1~のすべての交通費、 No.1~のすべての関連費用の金額項目を合計して 自動計算された金額が表示されます。 金額項目が何も入力されていない場合は、 ”-”と表示されます。 |
精算額 | ― | No.1~のすべての交通費、 No.1~のすべての関連費用のうち 支払方法について[従業員立替]が選択されている 明細の金額項目を合計して 自動計算された金額が表示されます。 金額項目項目が何も入力されていない場合は、 ”-”と表示されます。 |
手当額 | ― | ヘッダ、 No.1~のすべての交通費、 No.1~のすべての関連費用のうち 手当1~5の金額を合計して 自動計算された金額が表示されます。 手当が何も入力されていない場合は、 ”-”と表示されます。 |
備考 | 任意/非表示 | 文字数の上限は1000文字までです。 |
承認者確認 | ― | 第一承認者の氏名が表示されます。 下記条件の場合、 社員番号が早い従業員名が表示されます。 ・承認者が複数名いる ・所属グループで指定されている ・役職で指定されている |
サマリー
利用日毎にかかった費用の合計が表示されます。
交通費明細や関連費用明細の情報を入力すると金額が自動で反映されます。
項目 | 内容 |
---|---|
利用日 | 交通費・関連費用で入力された利用日が自動反映されます。 利用日が増えるごとに行が追加されます。 利用日が入力されていない場合は、合計行のみ表示されます。 利用日が1日のみ入力されている場合は、 該当の利用日の行と合計行のみ表示されます。 |
交通費 | 該当利用日における交通費の合計金額が表示されます。 |
宿泊費 | 関連費用で、該当利用日における宿泊費の合計金額が表示されます。 内訳設定で[宿泊費として集計する]が設定されている内訳を選択した場合、 明細の金額のみを集計し、合計金額が表示されます。 |
その他 関連費用 |
関連費用で、該当利用日におけるその他関連費用の合計金額が表示されます。 内訳設定で[宿泊費として集計しない]が設定されている内訳を 選択した場合は明細の金額のみ集計し、合計金額が表示されます。 |
手当 | 手当で、該当利用日における手当の合計金額が表示されます。 ※ヘッダの手当は集計されません。 |
1日あたり 合計 |
該当の利用日の交通費、宿泊費、 関連費用、手当の合計金額が表示されます。 |
交通費明細
交通手段に対しての費用の明細を入力できます。
ICカードの利用履歴を明細に反映させる場合は、事前にスマホアプリで履歴情報を読み取ってください。
(アプリにICカードの利用履歴を読み取る)
※モバイルSuicaやモバイルPASMOには対応しておりません。
項目 | フォーム設定 | 内容 |
---|---|---|
明細No. | ー | 明細情報を追加すると自動で付番されます。 |
利用日 | 必須 | 利用日を選択します。 |
金額 | 任意/必須/非表示 | 従業員管理>従業員名>通勤で設定した 定期区間にあたる運賃は自動的に控除されます。 9桁まで表示が可能です。 定期区間控除についてはこちら |
往復 | 任意/必須/非表示 | 片道か往復から選択してください。 往復を選択した場合、 [金額]欄に自動的に2倍の金額が表示されます。 |
換算前額 | 表示/非表示 | [往復]欄✕[金額]欄の値が自動表示されます。 申請者が[往復]や[金額]を変更したら、 都度再計算され、申請画面に即時反映されます。 例)選択したレートに登録されている換算前額表示が 小数点以下2桁の場合は、換算前額は100.00と表示されます。 |
小計 | 必須 | 【レートが非表示の場合】 往復を選択した場合、自動的に2倍の金額が表示されます。 【レートが表示の場合】 [往復]×[金額]×[レート]の値が自動表示されます。 半角数字20桁以内で表示されます。 |
時刻 | 任意/必須/非表示 | 半角数字で入力してください。 |
交通機関 | 必須 | 交通機関マスタからプルダウンで選択してください。 |
税率 | 表示/非表示 | 交通機関マスタに紐づいている 税区分の税率が自動で表示されます。 |
レート | 任意/必須/非表示 | 半角数字と小数点で9桁以内で表示されます。 レートで設定したマスタから選択します。 ※レート情報で「申請時の変更を許可する」に チェックを付けた場合は、 数値を変更することができます。 ※「円」のレートの値は変更できません。 |
目的地 | 任意/必須/非表示 | 40文字以内で入力してください。 |
乗車場所 | 任意/必須/非表示 | 40文字以内で入力してください。 |
降車場所 | 任意/必須/非表示 | 40文字以内で入力してください。 |
電車アイコン | ー | クリックすると経路検索ができます。 |
経路 | ー | 経路検索で経路が選択された時点で 内容が自動的に表示されます。 |
距離 | ー | 経路検索で経路が選択された時点で 自動的に表示されます。 |
運賃区分 | ー | 経路検索で経路が選択された時点で 自動的に表示されます。 |
入力区分 | 表示/非表示 | 条件によって表示されるアイコンが異なります。 ICカードの履歴が反映されている場合:「IC」 定期区間の料金が金額から控除されている場合:「定」 経路検索で選択した場合:「早」「安」「楽」 |
支払方法 | 任意/非表示 | 支払方法設定で登録したマスタから選択してください。 |
計上部門 | ヘッダの項目内を 非表示とした場合は必須 |
計上部門設定で登録したマスタから選択してください。 |
手当1~5 | ヘッダの項目内を 非表示とした場合は 任意/必須/非表示 |
手当で登録したマスタから選択してください。 |
目的 | 任意/必須/非表示 | 200文字以内で入力してください。 |
行動内容 | 任意/必須/非表示 | 200文字以内で入力してください。 |
備考 | 任意/必須/非表示 | 200文字以内で入力してください。 |
証票 | 任意 | ファイルのアップロードができます。 アップロードした領収書のファイルが一覧で表示されます。 |
コピー | ー | クリックすると該当の明細がコピーされ明細が追加されます。 |
ゴミ箱 | ー | 明細を削除したい場合にクリックしてください。 |
追加 | ー | 明細を追加したい場合にクリックしてください。 最大で50件まで追加できます。 |
関連費用明細
項目 | フォーム設定 | 内容 |
---|---|---|
No. | ー | 明細を追加すると自動で付番されます。 |
利用日 | 必須 | 利用日を選択します。 |
単価 | 任意/必須/非表示 | 半角数字9桁以内で入力してください。 |
数量 | 任意/必須/非表示 | 3桁以内で入力してください。 単価とかけ合わせた数字が[金額]欄に反映されます。 3桁まで入力可能です。 |
換算前額 | 表示/非表示 | [数量]✕[単価]の値が自動表示されます。 申請者が数量、単価を変更したら、 都度再計算され、申請画面に即時反映されます。 例)数量:1 単価:100 換算前額表示:小数点以下2桁の場合、 換算前額:1×100=100.00と表示されます。 ※換算前額表示はレート設定で設定できます。 |
金額 | 必須 | 半角数字9桁以内で入力してください。 【レートが非表示の場合】 [数量]×[単価]の値が自動表示されます。 【レートが表示の場合】 [数量]×[単価]×[レート]の値が自動表示されます。 |
内訳 | 必須 | 内訳設定で登録したマスタから選択してください。 |
税率 | 表示/非表示 | [内訳]で選択した項目に紐づいている 税区分の税率が表示されます。 |
レート | 任意/必須/非表示 | 半角数字と小数点で9桁以内で表示されます。 レートで設定したマスタから選択します。 ※レート情報で「申請時の変更を許可する」に チェックを付けた場合、 数値を変更することができます。 ※「円」のレートの値は変更できません。 |
計上部門 | ヘッダの項目内を 非表示とした場合は必須 |
計上部門設定で登録した マスタから選択してください。 |
支払方法 | 任意/非表示 | 支払方法設定で登録した マスタから選択してください。 |
手当1~5 | ヘッダの項目内を 非表示とした場合は 任意/必須/非表示 |
手当で登録したマスタから選択してください。 |
目的 | 任意/必須/非表示 | 200文字以内で入力してください。 |
行動内容 | 任意/必須/非表示 | 200文字以内で入力してください。 |
備考 | 任意/必須/非表示 | 200文字以内で入力してください。 |
証票 | ー | ファイルのアップロードができます。 アップロードした領収書の ファイルが一覧で表示されます。 |
コピー | ー | クリックすると該当の明細がコピーされ 明細が追加されます。 |
ゴミ箱 | ー | 明細を削除したい場合にクリックしてください。 |
追加 | ー | 明細を追加したい場合にクリックしてください。 最大で50件まで追加できます。 |
統括
項目 | フォーム設定 | 内容 |
---|---|---|
目的 | 任意/必須/非表示 | 800文字以内で入力してください。 ※文字数を超えて入力はできません。 |
結果 | 任意/必須/非表示 | 800文字以内で入力してください。 ※文字数を超えて入力はできません。 |
3.[申請]をクリックします。
4.申請書番号が発番されたら申請完了です。
※採番設定で登録したものが発番されます。