出張申請をする

従業員が出張申請する方法についてご案内します。

関連リンク

出張申請の事前申請をする
アプリで出張申請をする

目次

申請の基本操作
項目の詳細
交通費で経路検索をする方法
交通費でICカードの履歴を明細に反映する方法
申請した申請書の確認方法

申請の基本操作

注意

ご案内する申請フォームのアイコン画像や申請書の項目はシステム管理者側の設定で表示内容が異なる場合があります。

申請フォームの項目を変更する場合はこちら

1．トップページの［出張申請］をクリックします。

2．申請項目を登録します。

大項目として「ヘッダ/交通費/関連費用/総括」の4つの登録箇所があります。
「必須」または「*」のある項目は登録が必要です。

ヘッダ

ポン

申請後の承認者を確認できます。
複数の承認ステップを経る場合は、各ステップの承認者のうち1名が表示され、［承認者確認］をクリックすると承認者の詳細を確認できます。

交通費/関連項目/総括

No.	項目	詳細
①	交通費	［＋追加］をクリックして、交通費に使用した費用を明細ごとの詳細情報を入力します。
②	関連費用	［＋追加］をクリックして、使用した費用を明細ごとに詳細情報を入力します。
③	総括	申請書の総括を入力します。 ※最大800文字以内
④	日別集計項目	利用日ごとにかかった費用の合計が集計項目に表示されます。 交通費や関連費用の明細情報を入力すると金額が自動で反映されます。
⑤	ICカード	スマホアプリで読み込んだICカードの履歴情報を明細に反映できます。 ※モバイルSuicaやモバイルPASMOには対応していません。 履歴情報の反映方法はこちら
⑥	クレカ連携	クレジットカードと情報を明細に反映する場合に使用します。 ※オプションのクレジットカード連携をご契約のお客さまのみ使用できます。 クレカ連携を使用した申請方法はこちら

ポン

交通費と関連費用の明細情報を入力すると利用日ごとにかかった費用の合計が日別集計項目に表示されます。

※表の最下段は各項目の合計を表示しています。

注意

申請書の各項目の表示内容が異なる場合があります。

各項目の詳細はこちら

3．［申請］をクリックします。

項目の詳細

申請書の各項目の詳細をご案内します。

ヘッダ

項目	詳細
申請書No.	申請した際に採番される番号です。 申請後に発番されるため、新規申請時は空白です。
事前申請No.	同名申請フォームのうち、承認済みの事前申請の内容を清算申請に反映する際に選択します。 ※経費申請（事前）の申請フォームが「利用可」の場合のみ表示されます。
申請日	該当の申請書を入力した日付が表示されます。
企業ID	企業IDが表示されます。
企業名	会社名が表示されます。
社員番号	申請者の社員番号が表示されます。
申請者	申請者名が表示されます。 代理申請をする場合は申請者を選択できます。 ※代理申請機能はオプション契約をしているお客さまのみ使用できます。 代理申請の方法はこちら
所属グループ	申請者に紐づく申請日時点の所属グループが表示されます。
計上部門	プルダウン 申請者に紐づく所属グループに登録されている計上部門がデフォルトで表示され、プルダウンで変更もできます。 費用を案分する 費用を按分する計上部門を複数選択できます。 ※システム管理者にて事前に設定されている場合のみ使用できます。 費用を按分して申請する方法はこちら
プロジェクト	費用を使用したプロジェクトを選択します。
精算方法	経費精算の精算方法を選択します。
出張期間	出張期間をyyyy/mm/dd形式で表示されます。 出張期間を選択してください。 例）出張期間が1月1日～1月3日の場合 ・出張日数：3日 ・宿泊日数：2日
出張区分	出張区分で登録したマスタから選択してください。
出張先	50文字以内で出張先を入力してください。
出張エリア	出張エリアで登録したマスタから選択してください。
手当1~5	手当マスタを選択します。 ヘッダの情報を参照して、支給する手当を計算します。 ※マスタを選択した時点での計算結果が画面に反映されます。［再計算］をクリックして金額の修正をしてください。
即日払い	経費精算の即日払いを希望して申請する場合に使用します。
備考	文字数の上限は1000文字です。
合計	交通費/関連費用のNo.1～のすべての明細の金額の合計と、手当の合計が自動計算され表示されます。
精算額	交通費/関連費用のNo1～すべての明細のうち、支払方法にて「従業員立替」が選択されている明細の金額項目の合計が自動計算され表示されます。
手当額	手当1～5の合計が表示されます。

交通費

項目	詳細
利用日	費用がかかった日を入力します。
金額	直接入力で9桁まで入力できます。もしくは、乗車・降車場所を選択すると自動で反映されます。 定期区間が登録されている方の場合、運賃を自動的で控除されます。
往復	「片道/往復」のいずれかを選択します。
換算前額	「金額」 ✕ 「往復」の値が自動表示されます。 申請者が「金額」「往復」を変更すると、都度再計算され、申請画面に即時反映されます。 ※小計が変更された場合でも影響されません。
小計	直接入力で9桁まで入力できます。もしくは、「金額」 ✕ 「往復」の値が自動反映されます。 ※最後に操作した情報をもとに値が反映されます。 ※「レート」を用いる場合は、「レート」 ✕ 「金額」 ✕ 「往復」の値が自動表示されます。 例）1ドル100円、片道5ドルの場合 ドル ✕ 5ドル ✕ 片道（ ✕ 1） ＝ 500円
時刻	乗車・降車時刻を半角数字で入力します。
交通機関	使用した交通機関を選択します。
税率	交通機関に設定されている税率が表示されます。
レート	半角数字と小数点で9桁以内で表示されます。 設定によってレートの単価は任意の入力できます。
目的地	40文字以内で目的地を入力します。
乗車場所	40文字以内で入力します。
降車場所	40文字以内で入力します。
電車アイコン	経路検索ができます。 ※検索をする前に「利用日」を入力してください。 経路検索の方法はこちら
経路	距離経路検索で選択した経路の距離が反映されます
距離	経路検索で選択した経路の距離が反映されます。
運賃区分	経路検索で経路が選択された時点で、自動的に表示されます。
取引先	取引先を選択します。
入力区分	条件によって表示されるアイコンが異なります。 例）経路検索時に選択した経路が「安」「楽」だった場合、 入力区分に「安」「楽」アイコンが表示されます。 入力区分の各種アイコンの確認はこちら
支払方法	支払方法を選択します。 デフォルトの支払方法を選択すると精算額として集計されます。
計上部門	費用の負担先を選択、または申請者に紐づく所属グループに登録されている計上部門がデフォルトで表示されます。 ※ヘッダにこの項目がある場合は表示されません。
プロジェクト	費用を使用したプロジェクトを選択します。
手当1～5	手当マスタを選択します。 関連費用の情報を参照して、支給する手当を計算します。 ※マスタを選択した時点での計算結果が画面に反映されます。［再計算］をクリックして金額の修正をしてください。
目的	200文字以内で入力してください。
行動内容	200文字以内で入力してください。
備考	200文字以内で入力します。
添付	領収書などのファイルを添付できます。タイムスタンプの付与された添付資料は事前にファイルの登録が必要です。 ※ファイルサイズの上限は10MBです。 ※アップロード可能なファイル形式：PDF/JPG/JPEG/PNG/CSV/XLSX/XLS ※タイムスタンプ機能はオプション契約をしたお客さまのみ使用できます。 タイムスタンプ機能を使用した申請の詳細はこちら
コピー	入力した明細の情報を複製できます。
削除	明細の削除ができます。 明細を追加/コピーした際に表示されます。
＋追加	明細を追加する場合はクリックし、最大100件まで追加できます。

関連費用

項目	詳細
利用日	費用がかかった日を入力します。
単価	単価を半角数字で9桁まで入力できます。 ※税込み金額を入力します。
数量	数量を半角数字で3桁まで入力できます。
換算前額	「単価」 ✕ 「数量」の値が自動表示されます。 申請者が「単価」「数量」を変更すると、都度再計算され、申請画面に即時反映されます。 ※金額が変更された場合でも影響されません。
金額	直接入力で9桁まで入力できます。もしくは、単価✕数量で自動で表示されます。 ※税込み金額を入力します。 ※最後に操作した情報をもとに値が反映されます。 ※「レート」の項目がある場合は、「レート ✕ 単価 ✕ 数量」の値が自動表示されます。 例）1ドル100円、単価5ドルの場合 ドル ✕ 5ドル ✕ 10個 ＝ 5,000円
内訳	購入したものやサービスなど、該当の内訳のマスタを選択します。
税率	選択した内訳に紐づく税率が表示されます。
レート	通貨のマスタを選択します。 1通貨当たりのレートが円換算で表示されます。 ※システム管理者側の設定次第で任意のレートを入力できます。
支払方法	支払方法を選択します。 「従業員立替」の支払方法を選択すると精算額として集計されます。
計上部門	プルダウンで選択、または申請者に紐づく所属グループに登録されている計上部門がデフォルトで表示されます。 ※ヘッダに表示がない場合は明細にて登録が必要です。
プロジェクト	費用を使用したプロジェクトを選択します。
取引先	システム管理者側で登録済みの取引先を選択します。 ※申請時に新規の取引先は登録できません。
入力区分	明細の項目に反映するデータによって、「クレカ/OCR/電/インボイス」のアイコンで表示されます。 入力区分の各種アイコンの確認はこちら
手当1～5	手当マスタを選択します。 関連費用の情報を参照して、支給する手当を計算します。 ※マスタを選択した時点での計算結果が画面に反映されます。［再計算］をクリックして金額の修正をしてください。
目的	200文字以内で入力してください。
行動内容	200文字以内で入力してください。
備考	200文字以内で入力します。
添付	領収書などのファイルを添付できます。タイムスタンプの付与された添付資料は事前にファイルの登録が必要です。 ※ファイルサイズの上限は10MBです。 ※アップロード可能なファイル形式：PDF/JPG/JPEG/PNG/CSV/XLSX/XLS ※タイムスタンプ機能はオプション契約をしたお客さまのみ使用できます。 タイムスタンプ機能を使用した申請方法はこちら
コピー	入力した明細の情報を複製できます。
削除	明細の削除ができます。 明細を追加/コピーした際に表示されます。
＋追加	明細を追加する場合はクリックし、最大100件まで追加できます。

日別集計

項目	詳細
利用日	交通費・関連費用で入力された利用日が自動反映されます。 利用日が増えるごとに行が追加されます。 利用日が入力されていない場合は、合計行のみ表示されます。 利用日が1日のみ入力されている場合は、 該当の利用日の行と合計行のみ表示されます。
交通費	該当利用日における交通費の合計金額が表示されます。
宿泊費	関連費用で、該当利用日における宿泊費の合計金額が表示されます。 「宿泊費として集計する」と分類されている内訳を選択した場合、明細の金額のみを集計し、合計金額が表示されます。
その他 関連費用	関連費用で、該当利用日におけるその他関連費用の合計金額が表示されます。 「宿泊費として集計しない」と分類されている内訳を選択した場合、 明細の金額のみ集計し、合計金額が表示されます。
手当	該当利用日における手当の合計金額が表示されます。 ※ヘッダの手当は集計されません。
1日あたり合計	該当の利用日の交通費、宿泊費、関連費用、手当の合計金額が表示されます。

統括

項目	詳細
目的	800文字以内で入力してください。
結果	800文字以内で入力してください。

交通費で経路検索をする方法

以下の電車アイコンのより経路検索をすると、公共交通機関を使用した際の経路と運賃を表示ができます。

1．［電車アイコン］をクリックします。

ポン

経路検索をする前に「利用日」を入力してください。

2．経路検索の項目の詳細

No.	項目	詳細
①	駅名1	公共交通機関の出発点を入力します。
②	駅名2	公共交通機関の終着点を入力します。
③	＋追加	経路の経由地点を追加する場合はクリックして、最大4つまで追加できます。
④	交通手段	電車の在来線以外を利用している場合はチェックを入れてください。
⑤	特急料金	「グリーン車/指定席/自由席」のいずれかを選択して検索します。
⑥	運賃区分	運賃の異なる「IC/切符」のいずれかを選択します。
⑦	表示順	検索結果の優先順位を設定します。
⑧	リセット	入力した検索条件を初期値に戻します。
⑨	検索	①～⑧の入力条件をもとに20件の検索結果を表示します。

3．検索結果を選択し、［確定］をクリックします。

［確定］をクリック後、確定した結果を明細に反映されます。

交通費でICカードの履歴を明細に反映する方法

ICカードの履歴情報をアプリで読み取ると、交通費申請時にICカードの利用履歴を反映できます。

ICカードの履歴情報を読み取る方法はこちら
※モバイルSuicaやモバイルPASMOには対応していません。

1．申請内容を入力して［ICカード］をクリックします。

2．ICカードの履歴選択をします。

①申請する項目にチェックを入れます。
②［反映］をクリックします。

ポン

ICカード履歴の反映をおこなった後、選択した履歴の乗車駅、降車駅、金額の情報から明細が作成されます。

3．［交通機関］を選択します。

4．［申請］をクリックします。

申請した申請書の確認方法

申請した申請書を確認する場合は、経費のトップ画面にある「申請データ一覧」にて、すべての申請を確認できます。

申請一覧の詳細を確認する方法はこちら