従業員が海外出張申請する方法についてご案内します。
申請の基本操作
1．トップページの［海外出張申請］をクリックします。
2．申請項目を登録します。
大項目として「ヘッダ/交通費/関連費用/総括」の4つの登録箇所があります。
「必須」または「*」のある項目は必須で登録が必要です。
ヘッダ
申請後の承認者を確認できます。
複数の承認ステップを経る場合は、各ステップの承認者のうち1名が表示され、［承認者確認］をクリックすると承認者の詳細を確認できます。
交通費/関連項目/総括
| No. | 項目 |
詳細 |
|---|---|---|
| ① | 交通費 |
［＋追加］をクリックして、交通費に使用した費用を明細ごとの詳細情報を入力します。 |
| ② | 関連費用 |
［＋追加］をクリックして、使用した費用を明細ごとに詳細情報を入力します。 |
| ③ | 総括 |
申請書の総括を入力します。 |
| ④ | 明細集計項目 |
利用日ごとにかかった費用の合計が集計項目に表示されます。 |
| ⑤ | ICカード |
スマホアプリで読み込んだICカードの履歴情報を明細に反映できます。 履歴情報の反映方法はこちら |
| ⑥ | クレカ連携 |
クレジットカードと情報を明細に反映する場合に使用します。 クレカ連携を使用した申請方法はこちら |
利用日ごとにかかった費用の合計が集計項目に表示されます。
交通費や関連費用の明細情報を入力すると金額が自動で反映されます。
※表の最下段は各項目の合計を表示しています。
3．［申請］をクリックします。
項目の詳細
申請書の各項目の詳細をご案内します。
ヘッダ
| 項目 | 詳細 |
|---|---|
| 申請書No. | 申請した際に採番される番号です。 申請後に発番されるため、新規申請時は空白です。 |
| 事前申請No. | 同名申請フォームのうち、承認済みの事前申請の内容を清算申請に反映する際に選択します。 ※経費申請（事前）の申請フォームが「利用可」の場合のみ表示されます。 |
| 申請日 |
該当の申請書を入力した日付が表示されます。 |
| 企業ID |
企業IDが表示されます。 |
| 企業名 |
会社名が表示されます。 |
| 社員番号 |
申請者の社員番号が表示されます。 |
| 申請者 |
申請者名が表示されます。 代理申請の方法はこちら |
| 所属グループ | 申請者に紐づく申請日時点の所属グループが表示されます。 |
| 計上部門 |
プルダウン 費用を案分する 費用を按分して申請する方法はこちら |
| プロジェクト |
費用を使用したプロジェクトを選択します。 |
| 精算方法 |
経費精算の精算方法を選択します。 |
| 出張期間 |
出張期間をyyyy/mm/dd形式で表示されます。 |
| 出張区分 | 出張区分で登録したマスタから選択してください。 |
| 出張先 | 50文字以内で出張先を入力してください。 |
| 出張エリア | 出張エリアで登録したマスタから選択してください。 |
| 手当1~5 |
手当マスタを選択します。 |
| 即日払い | 経費精算の即日払いを希望して申請する場合に使用します。 |
| 備考 | 文字数の上限は1000文字です。 |
| 合計 | No.1～のすべての明細の金額項目の合計が自動計算され表示されます。 |
| 精算額 | No1～のすべての明細のうち、支払方法にて「従業員立替」が選択されている明細の金額項目の合計が自動計算され表示されます。 |
| 手当額 | 手当1～5の合計が表示されます。 |
交通費
| 項目 | 詳細 |
|---|---|
| 利用日 | 費用がかかった日を入力します。 |
| 金額 |
直接入力で9桁まで入力できます。もしくは、乗車・降車場所を選択すると自動で反映されます。 |
| 往復 | 「片道/往復」のいずれかを選択します。 |
| 換算前額 | 「金額」 ✕ 「往復」の値が自動表示されます。 申請者が「金額」「往復」を変更すると、都度再計算され、申請画面に即時反映されます。 ※小計が変更された場合でも影響されません。 |
| 小計 | 直接入力で9桁まで入力できます。もしくは、「レート」 ✕ 「金額」 ✕ 「往復」の値が自動反映されます。 ※最後に操作した情報をもとに値が反映されます。 ※「レート」を用いらない場合は、「金額」 ✕ 「往復」の値が自動表示されます。 |
| 時刻 | 乗車・降車時刻を半角数字で入力します。 |
| 交通機関 |
使用した交通機関を選択します。 |
| 税率 | 交通機関に設定されている税率が表示されます。 |
| レート |
半角数字と小数点で9桁以内で表示されます。 |
| 目的地 | 40文字以内で目的地を入力します。 |
| 乗車場所 | 40文字以内で入力します。 |
| 降車場所 | 40文字以内で入力します。 |
|
電車アイコン |
経路検索ができます。 経路検索の方法はこちら |
| 経路 | 経路検索で選択した経路が反映されます。 |
| 距離 | 経路検索で選択した経路の距離が反映されます。 |
| 運賃区分 | 経路検索で経路が選択された時点で、自動的に表示されます。 |
| 取引先 |
取引先を選択します。 |
| 入力区分 |
条件によって表示されるアイコンが異なります。 入力区分の各種アイコンの確認はこちら |
| 支払方法 |
支払方法を選択します。 |
| 計上部門 |
費用の負担先を選択、または申請者に紐づく所属グループに登録されている計上部門がデフォルトで表示されます。 |
| プロジェクト |
費用を使用したプロジェクトを選択します。 |
| 手当1～5 |
手当マスタを選択します。 |
| 目的 | 200文字以内で入力してください。 |
| 行動内容 | 200文字以内で入力してください。 |
| 備考 | 200文字以内で入力します。 |
| 添付 |
領収書などのファイルを添付できます。タイムスタンプの付与された添付資料は事前にファイルの登録が必要です。 タイムスタンプ機能を使用した申請の詳細はこちら |
| コピー | 入力した明細の情報を複製できます。 |
| 削除 | 明細の削除ができます。 明細を追加/コピーした際に表示されます。 |
| ＋追加 | 明細を追加する場合はクリックし、最大100件まで追加できます。 |
関連費用
| 項目 | 詳細 |
|---|---|
| 利用日 | 費用がかかった日を入力します。 |
| 単価 |
単価を半角数字で9桁まで入力できます。 |
| 数量 | 数量を半角数字で3桁まで入力できます。 |
| 換算前額 | 「単価」 ✕ 「数量」の値が自動表示されます。 申請者が「単価」「数量」を変更すると、都度再計算され、申請画面に即時反映されます。 ※金額が変更された場合でも影響されません。 |
| 金額 | 直接入力で9桁まで入力できます。もしくは、「レート」 ✕ 「単価」 ✕ 「数量」の値が自動反映されます。 ※最後に操作した情報をもとに値が反映されます。 ※「レート」を用いらない場合は、「単価」 ✕ 「数量」の値が自動表示されます。 |
| 内訳 |
購入したものやサービスなど、該当の内訳のマスタを選択します。 |
| 税率 | 選択した内訳に紐づく税率が表示されます。 |
| レート |
通貨のマスタを選択します。 |
| 支払方法 |
支払方法を選択します。 |
| 計上部門 |
プルダウンで選択、または申請者に紐づく所属グループに登録されている計上部門がデフォルトで表示されます。 |
| プロジェクト |
費用を使用したプロジェクトを選択します。 |
| 取引先 |
システム管理者側で登録済みの取引先を選択します。 |
| 入力区分 |
明細の項目に反映するデータによって、「クレカ/OCR/電/インボイス」のアイコンで表示されます。 入力区分の各種アイコンの確認はこちら |
| 手当1～5 |
手当マスタを選択します。 |
| 目的 | 200文字以内で入力してください。 |
| 行動内容 | 200文字以内で入力してください。 |
| 備考 | 200文字以内で入力します。 |
| 添付 |
領収書などのファイルを添付できます。タイムスタンプの付与された添付資料は事前にファイルの登録が必要です。 タイムスタンプ機能を使用した申請方法はこちら |
| コピー | 入力した明細の情報を複製できます。 |
| 削除 | 明細の削除ができます。 明細を追加/コピーした際に表示されます。 |
| ＋追加 | 明細を追加する場合はクリックし、最大100件まで追加できます。 |
集計項目
| 項目 | 詳細 |
|---|---|
| 利用日 | 交通費・関連費用で入力された利用日が自動反映されます。 利用日が増えるごとに行が追加されます。 利用日が入力されていない場合は、合計行のみ表示されます。 利用日が1日のみ入力されている場合は、 該当の利用日の行と合計行のみ表示されます。 |
| 交通費 |
該当利用日における交通費の合計金額が表示されます。 |
| 宿泊費 |
関連費用で、該当利用日における宿泊費の合計金額が表示されます。 内訳の設定方法はこちら |
| その他 関連費用 |
関連費用で、該当利用日におけるその他関連費用の合計金額が表示されます。 内訳の設定方法はこちら |
| 手当 |
該当利用日における手当の合計金額が表示されます。 |
| 1日あたり合計 |
該当の利用日の交通費、宿泊費、関連費用、手当の合計金額が表示されます。 |
※集計項目の項目名は変更できません。
統括
| 項目 | 詳細 |
|---|---|
| 目的 | 800文字以内で入力してください。 |
| 結果 | 800文字以内で入力してください。 |
交通費で経路検索をする方法
以下の電車アイコンのより経路検索をすると、公共交通機関を使用した際の経路と運賃を表示ができます。
1．［電車アイコン］をクリックします。
経路検索をする前に「利用日」を入力してください。
2．経路検索の項目の詳細
| No. | 項目 | 詳細 |
|---|---|---|
| ① | 駅名1 | 公共交通機関の出発点を入力します。 |
| ② | 駅名2 | 公共交通機関の終着点を入力します。 |
| ③ | ＋追加 | 経路の経由地点を追加する場合はクリックして、最大4つまで追加できます。 |
| ④ | 交通手段 | 電車の在来線以外を利用している場合はチェックを入れてください。 |
| ⑤ | 特急料金 | 「グリーン車/指定席/自由席」のいずれかを選択して検索します。 |
| ⑥ | 運賃区分 | 運賃の異なる「IC/切符」のいずれかを選択します。 |
| ⑦ | 表示順 | 検索結果の優先順位を設定します。 |
| ⑧ | リセット | 入力した検索条件を初期値に戻します。 |
| ⑨ | 検索 | ①～⑧の入力条件をもとに20件の検索結果を表示します。 |
3．検索結果を選択し、［確定］をクリックします。
［確定］をクリック後、確定した結果を明細に反映されます。
交通費でICカードの履歴を明細に反映する方法
ICカードの履歴情報をアプリで読み取ると、交通費申請時にICカードの利用履歴を反映できます。
ICカードの履歴情報を読み取る方法はこちら
※モバイルSuicaやモバイルPASMOには対応していません。
1．申請内容を入力して［ICカード］をクリックします。
2．ICカードの履歴選択をします。
①申請する項目にチェックを入れます。
②［反映］をクリックします。
ICカード履歴の反映をおこなった後、選択した履歴の乗車駅、降車駅、金額の情報から明細が作成されます。
3．［交通機関］を選択します。
4．［申請］をクリックします。
申請した申請書の確認方法
申請した申請書を確認する場合は、経費のトップ画面にある「申請データ一覧」にて、すべての申請を確認できます。
申請一覧の詳細を確認する方法はこちら