アラート機能を利用する

本ページでは、ジンジャー経費（電子帳簿保存）にて管理する書類に対し
アラートを設定する方法についてご案内します。

インポートした書類に対してアラートを設定し、メール通知を送ることが可能です。
更新漏れなどを防ぐことができ、期日管理の手間を削減することができます。

ジンジャー経費・電子帳簿保存/アラート機能のオプションをご契約の企業様のみ利用できます。

目次 ・操作が可能な権限
・操作方法
・通知方法
・検索方法
・注意事項

操作が可能な権限

・書類送信後にアラートを設定する場合

　管理者画面：マスタアカウント、サイン管理者権限、カスタムで書類管理を使用する権限を付与された従業員

操作方法

・書類インポート後に設定する場合

下記の操作画面より書類作成後に設定することも可能です。
・管理者画面＞書類管理＞対象書類＞アクション[詳細]＞編集

ポン

インポートした書類にもアラートを設定することが可能です。

＜入力設定画面＞

項目を入力してください。
内容を入力後、[登録]をクリックします。

項目名	詳細
アラート名 [必須]	アラートに対して名称を設定することができます。 例）契約更新通知、契約期限切れ通知　など 設定したアラート名は、通知メールに記載され、管理者画面＞書類管理＞詳細検索にて検索することが可能です。
通知日[必須]	①日付から直接指定 カレンダーより、アラート通知を行う日付を指定することができます。 ②管理項目の日付から指定 書類に日付(yyyy/mm/dd)の管理項目が設定されている場合、それを利用して通知日を指定することができます。 ※選択できる管理項目は、入力形式が「yyyy/mm/dd」のものに限ります。 紐づけたい管理項目を選択し、該当の管理項目に入力される日付の何日前にアラート通知を行いたいのかを選択してください。 ※未入力の場合は管理項目に指定された当日にアラートが設定されます。 ポン テンプレートにアラートを固定する際に、書類によって通知日が異なる場合は [管理項目の日付から指定]を選択することで、自動で通知日を設定することができます。
繰り返し	間隔を指定して、定期的にアラートを繰り返すよう設定することができます。 繰り返しの単位：「週/月/年」 また、繰り返しに対して終了日を設定すると、指定した日付で該当のアラート通知は終了します。
通知先[必須]	通知先の設定は、従業員管理に登録されている従業員のみとなります。 ※1つのアラートに対して最大30名まで登録できます。
メッセージ	通知先の従業員に対して、メッセージを設定することができます。 ※記入したメッセージはアラート通知メールの本文、および書類の詳細画面に表示されます。

ポン

・書類に対して、アラートは最大5つまで追加することが可能です。
・通知先は最大30名まで登録できます。

通知方法

アラート機能では設定された従業員にメール通知が送信されます。
設定されている通知日の9:00~10:00頃に、通知先に登録されている従業員のメールアドレス宛にメールが届きます。
※同じ通知日のアラートは1つのメールにまとめて通知されます。

件名：「【jinjerサイン】〇件のアラート通知が届いています。」

項目名	詳細
書類名	契約書類の書類名を表示します。
アラート名称	アラート設定時に指定した名称を表示します。
書類URL	契約書類の詳細画面のリンクを記載します。
メッセージ	メッセージを設定すると、メールの本文および書類の詳細画面に表示されます。

検索方法

管理者画面＞書類管理>詳細検索より、アラート機能の内容で書類を抽出することが可能です。

項目名	詳細
アラート名	アラート設定時に指定した名称で検索できます。
アラート設定状況	書類をアラート設定済み/未設定で一覧化することができます。

通知について

同日に複数のアラートが生じる場合でも送信されるメールは1通です。
※メール内に複数の通知内容が記載されます。
※同日にアラートが200件を超えた場合、2通に分かれて通知されます。