経費ワークフローでの条件分岐を設定する方法についてご案内します。
条件分岐の設定は、画面上またはCSVでの登録ができます。
条件分岐を作成する前に共通承認ルートを作成する必要があります。
共通承認ルートの設定方法はこちら
操作可能な権限
以下のいずれかが付与された従業員のみ操作できます。
・マスタアカウント（初期に発行されるアカウント）
・システム管理者権限
・経費管理者権限
設定をする権限の詳細はこちら
承認者を変更する場合の操作手順はこちら
条件分岐を画面上で登録する
1．ワークフロー＞［申請フォーム］をクリックします。
2．条件分岐を作成する申請フォームの［編集］をクリックします。
3．［条件分岐］タブにて、［新規作成］をクリックします。
4．ID、改定日、改定名を設定します。
・改定名は、条件分岐が適用される際にわかりやすい名称をご登録ください。
例）2020/4/1より承認者異動に伴う条件分岐改定をおこなう場合
改定名は「承認者異動2020/4/1」とするなど
・改定日とは、条件分岐が適用される日付です。次に設定された改定日の前日まで適用されます。
例）条件分岐Aは改定日2018/4/1、条件分岐Bは改定日2020/4/1の場合
条件分岐Bが適用される前日2020/3/31の23:59まで条件分岐Aが適用される。
5．［＋追加］をクリックします。
6．「コード」「条件」「承認ルート」を設定します。
| 項目 | 詳細 |
|---|---|
| コード |
半角数字で入力します。 CSVで一括登録・編集をする方法はこちら |
| 条件 |
所属グループ・役職・計上部門・合計の項目を利用し承認ルートの条件を設定します。 |
| 承認ルート選択 |
事前に設定した共通承認ルートをプルダウンから選択します。 共通承認ルートの設定方法はこちら |
設定例1）AND条件の場合
以下のすべての条件があてはまる申請書の場合は、承認ルートが「神社太郎」になるように設定されています。
・役 職：事業部長
・計上部門：経理部
・合 計：30,000より小さい
※計上部門は申請書のヘッダーにて選択されている計上部門の場合のみ適用されます。
設定例2）OR条件の場合
以下のすべての条件があてはまる申請書の場合は、承認ルートが「神社太郎」になるように設定されています。
・役 職：事業部長もしくは、副事業部長
・計上部門：経理部
・合 計：30,000より小さい
※計上部門は申請書のヘッダーにて選択されている計上部門の場合のみ適用されます。
7．別の所属グループで条件分岐を作成する場合は［＋追加］をクリックします。
8．作成が完了したら［保存］をクリックします。
ワークフローを設定しなかった場合、以下の権限を持っている方に申請が届き、いずれかの方が承認/否認したら対応が完了します。
マスタアカウント、システム管理者権限、経費管理者権限
条件分岐をCSVで登録する
申請フォーム一覧より一括でCSVをダウンロードし作成する
1．［CSVダウンロード］をクリックします。
2．「種別選択」にて「条件分岐（経費）」を選択し、［ダウンロード］をクリックします。
3．エクスポート結果一覧より該当のCSVをダウンロードします。
4．ダウンロードしたCSVファイルの項目を入力します。
「*」必須項目
| 項目 | 詳細 |
|---|---|
| *条件分岐ID | 設定する条件分岐のIDを入力します。 |
| *改定名 | 条件分岐名を入力します。 |
| *改定日 | ワークフローの適用日を「yyyy/mm/dd」の形式で入力します。 |
| *申請区分ID | 申請の区分IDを入力します。 |
| *申請フォームID | 申請フォームのIDを入力します。 申請フォーム一覧画面で確認ができます。 |
| *条件分岐コード | 各条件分岐にも半角数字で番号をふります。 |
| *優先順位 | 使用条件の優先順位を設定します。 ワークフローを適用させたい順を入力します。 |
| 所属グループID | 設定する所属グループのIDを入力します。 |
|
役職ID |
設定する役職のIDを入力します。 |
| 計上部門ID | 設定する計上部門のIDを入力します。 ※申請書のヘッダー項目にある計上部門が条件対象となります。 |
| 合計 |
設定する符号のIDを入力します。 0：大きい |
| 合計（金額） | 設定する金額を入力します。 |
| 承認ルートID | 設定する承認ルートのIDを入力します。 |
5．保存したファイルをアップロードします。
ファイルをアップロードする方法はこちら
申請フォームごとにCSVをダウンロードし作成する
1．任意の申請フォームの［アクション］をクリックします。
2．［CSVダウンロード］をクリックします。
3．ダウンロードしたCSVファイルの項目を入力します。
「*」必須項目
| 項目 | 詳細 |
|---|---|
| *条件分岐ID | 設定する条件分岐のIDを入力します。 |
| *改定名 | 条件分岐名を入力します。 |
| *改定日 | ワークフローの適用日を「yyyy/mm/dd」の形式で入力します。 |
| *申請区分ID | 申請の区分IDを入力します。 |
| *申請フォームID | 申請フォームのIDを入力します。 申請フォーム一覧画面で確認ができます。 |
| *条件分岐コード | 各条件分岐にも半角数字で番号をふります。 |
| *優先順位 | 使用条件の優先順位を設定します。 ワークフローを適用させたい順を入力します。 |
| 所属グループID | 設定する所属グループのIDを入力します。 |
|
役職ID |
設定する役職のIDを入力します。 |
| 計上部門ID | 設定する計上部門のIDを入力します。 ※申請書のヘッダー項目にある計上部門が条件対象です。 |
| 合計 |
設定する符号のIDを入力します。 0：大きい |
| 合計（金額） | 設定する金額を入力します。 |
| 承認ルートID | 設定する承認ルートのIDを入力します。 |
4．編集したCSVファイルを保存します。
条件分岐内の優先順位の1部分のみを変更する場合でも、優先順位はすべて記載したままとする必要があります。
例）
優先順位：2だけの行をアップロードをおこなってもエラーとなります。
5．保存したCSVファイルをアップロードします。
ファイルをアップロードする方法はこちら
注意事項
1．申請画面の承認ルート表示
申請内容を変更した際に、申請書上に表示される承認ルートはリアルタイムで変更されません。
［承認者確認］をクリックすると表示情報が更新されますので、ご注意ください。
※［申請］をクリックすることで、申請内容に対して適切な承認ルートが選択されるようになります。
そのため、承認者確認をクリックせずに申請を提出しても、正しい承認ルートで提出されます。
該当画面
2．計上部門で按分がされている場合
合計を計上分門で按分している場合、条件に設定されている計上部門のいずれかが按分先の計上部門に一致すれば、条件に一致しているとみなし承認ルートが申請書に対して適用されます。
例）
・計上部門がAAAまたはBBBのとき、承認ルートXを適用する という条件分岐を設定する
・申請時、合計を計上部門AAA、CCC、DDDで按分する。
・申請書の計上部門にAAAが含まれているため、承認ルートXを適用します。
3．申請時に承認ルートを編集した場合
以下に申請時に承認ルートを編集した場合の操作例を紹介します。
例）
・申請書を新規作成する。
・申請者が承認ルートを手動で編集する
・承認ルート編集後、計上部門や合計を変更する
・［申請］をクリックすると、承認ルートが再取得され、③の承認ルート編集は破棄されます。
承認ルートの編集が破棄される場合、申請の確認画面に警告メッセージが表示されます。
承認ルート編集後に、計上部門、合計を編集しなければ、承認ルートの編集内容は破棄されません。
そのため、承認ルートの変更をする場合は、申請内容に編集事項がないことを確認したうえで最後に承認ルートの変更をおこなってください。
4．承認時に申請内容を編集した場合
以下に承認時に申請内容を編集した場合の操作例を紹介します。
例）
・承認者が申請書を修正します。
・承認者の編集により、計上部門や合計が変更され、保存されます。
・承認者、計上部門、合計の変更があった場合も、承認ルートは申請時点の承認ルートが適用されます。
計上部門や合計を変更をしたうえで承認する場合、確認画面に警告メッセージが表示されます。
承認者が承認ルートを編集した場合、変更された承認ルートが適用されます。